Headhunter beauftragen – oder selbst besetzen?

Eine Pflegedienstleitung soll besetzt werden, die eigene Suche läuft seit Monaten ins Leere. Irgendwann liegt das Angebot eines Personalberaters auf dem Tisch – und mit ihm die Frage, die sich jeder Inhaber stellt: Was kostet das eigentlich, und ist es das wert?

Die kurze Antwort: Headhunter berechnen in Deutschland üblicherweise 20 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts der vermittelten Person. Die lange Antwort lohnt sich, denn zwischen den Honorarmodellen liegen erhebliche Unterschiede – und für viele Positionen im Gesundheitswesen gibt es Wege, die deutlich günstiger zur besetzten Stelle führen.

Womit Sie bei einem Mandat rechnen müssen

Grundlage für das Honorar ist fast immer das vereinbarte Bruttojahresgehalt der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters, oft inklusive variabler Anteile. Der Branchendurchschnitt liegt laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) bei rund 28 Prozent, die große Mehrheit der Personalberater bewegt sich zwischen 20 und 30 Prozent (Quelle: BDU, 2024).

Der konkrete Satz hängt vor allem von zwei Faktoren ab:

• Positionsebene. Für Fachkräfte werden meist 18 bis 25 Prozent aufgerufen, für mittleres Management 20 bis 25 Prozent, für Führungs- und Executive-Positionen 25 bis 35 Prozent.
• Knappheit des Profils. Je schwerer ein Profil am Markt zu finden ist, desto höher der Satz. Gesundheitsberufe gelten als Engpassberufe – das treibt die Provision eher nach oben als nach unten.

Wichtig zu verstehen: Die Provision fällt pro besetzter Stelle an. Wer drei Stellen über einen Vermittler besetzt, zahlt dreimal. Es entsteht kein bleibender Wert – keine Sichtbarkeit, keine Arbeitgebermarke, kein Kanal, der bei der nächsten Stelle mitarbeitet.

Die drei Honorarmodelle im Überblick

Hinter dem Begriff “Headhunter-Kosten” stecken drei sehr unterschiedliche Vertragsmodelle. Welches Ihnen angeboten wird, sagt viel darüber aus, wie der Dienstleister arbeitet.

Erfolgsbasiertes Honorar (Contingency)

Das häufigste Modell in der klassischen Personalvermittlung: Sie zahlen nur, wenn tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande kommt – fällig meist bei Vertragsunterschrift, teils bei Arbeitsantritt.

Das klingt risikofrei, hat aber eine Kehrseite. Der Vermittler trägt das volle Ausfallrisiko und verteilt seine Zeit deshalb auf viele parallele Aufträge. Er präsentiert bevorzugt Kandidaten, die er ohnehin in der Kartei hat, und investiert wenig in eine aufwendige Suche für genau Ihre Stelle. Bei gängigen Profilen funktioniert das, bei schwierigen Suchen versandet der Auftrag oft still.

Retainer-Modell (Executive Search)

Hier zahlen Sie ein Voraushonorar, klassisch gestaffelt in drei Raten: bei Auftragserteilung, bei Vorstellung geeigneter Kandidaten und bei Besetzung. Die Gesamtkosten liegen typischerweise bei 25 bis 35 Prozent des Jahresgehalts – und die Raten sind in der Regel auch dann fällig, wenn die Suche nicht zum Erfolg führt.

Dafür bekommen Sie echte Exklusivität: Der Berater arbeitet verbindlich an Ihrem Mandat, recherchiert systematisch den Markt, spricht Kandidaten diskret und direkt an. Für Geschäftsführungen, Leitungspositionen oder Stellen, bei denen der aktuelle Stelleninhaber nichts von der Suche erfahren darf, ist das oft der einzige gangbare Weg.

Festpreis und Mischmodelle

Manche Anbieter arbeiten mit Pauschalen pro Position oder kombinieren eine kleinere Anzahlung mit reduzierter Erfolgsprovision. Das schafft Kalkulierbarkeit, ist aber im klassischen Headhunting die Ausnahme. Wie sich Festpreise und Provisionen über alle Vermittlungsformen hinweg vergleichen, haben wir auf der Seite Personalvermittlung: Kosten im Überblick aufgeschlüsselt.

Was das konkret bedeutet: eine Beispielrechnung

Rechnen wir das illustrativ für typische Positionen im Gesundheitswesen durch, jeweils mit einem mittleren Satz von 25 Prozent:

• Physiotherapeut, 42.000 Euro Jahresgehalt: 10.500 Euro Provision
• Pflegefachkraft, 48.000 Euro Jahresgehalt: 12.000 Euro Provision
• Pflegedienstleitung, 60.000 Euro Jahresgehalt: 15.000 Euro Provision

Die Gehälter sind Beispielwerte – entscheidend ist die Mechanik: Schon bei einer einzelnen Fachkraft liegt die Rechnung im fünfstelligen Bereich. Wer in einem Jahr zwei oder drei Stellen besetzen muss, was in Pflege und Therapie keine Seltenheit ist, kommt schnell auf 25.000 bis 40.000 Euro – ohne dass davon irgendetwas für die nächste Suche übrig bleibt.

Was im Honorar steckt – und worauf Sie im Vertrag achten sollten

Ein seriöses Honorar deckt echte Arbeit ab: Anforderungsprofil, Marktrecherche, Direktansprache, Vorauswahl, Interviewbegleitung. Bevor Sie unterschreiben, lohnt der Blick auf drei Punkte:

Die Garantieklausel. Was passiert, wenn die vermittelte Person in der Probezeit kündigt oder gekündigt wird? Üblich sind Nachbesetzung ohne erneutes Honorar oder eine anteilige Erstattung innerhalb von drei bis sechs Monaten. Fehlt diese Klausel, tragen Sie das Risiko allein.

Die Berechnungsbasis. Zählen Boni, Dienstwagen oder Zulagen zum “Jahreszielgehalt”? Jede Komponente, die einfließt, erhöht die Provision.

Exklusivität und Laufzeit. Bindet der Vertrag Sie daran, während der Laufzeit keine anderen Wege zu nutzen? Gerade bei erfolgsbasierten Verträgen sollten Sie sich diese Freiheit nicht nehmen lassen.

Wann sich ein Headhunter tatsächlich lohnt

Es gibt Situationen, in denen die Provision gut angelegtes Geld ist:

• Führungspositionen mit Diskretionsbedarf. Wenn die Nachfolge geregelt werden soll, bevor der aktuelle Stelleninhaber davon weiß, brauchen Sie einen Dritten, der vertraulich anspricht.
• Sehr seltene Spezialprofile. Wenn bundesweit nur eine Handvoll Menschen infrage kommt, ist systematische Direktansprache durch jemanden mit Marktzugang oft der schnellste Weg.
• Fehlende eigene Kapazität bei hohem Zeitdruck. Wenn eine Schlüsselposition sofort besetzt werden muss und niemand im Haus die Suche stemmen kann.

In diesen Fällen konkurriert das Honorar nicht mit einer günstigeren Alternative, sondern mit den Kosten einer unbesetzten Schlüsselstelle – und die sind fast immer höher.

Wann die Rechnung nicht aufgeht

Anders sieht es bei den Stellen aus, die im Gesundheitswesen den Großteil des Bedarfs ausmachen: Physiotherapeuten, Pflegefachkräfte, ZFA, MFA. Hier stößt das Modell an drei Grenzen.

Erstens die Wiederholung. Diese Stellen werden nicht einmal besetzt, sondern immer wieder. Ein Modell, das pro Kopf fünfstellig kostet, skaliert für eine Praxis oder einen Pflegedienst schlicht nicht.

Zweitens der Kandidatenmarkt. Headhunting ist stark, wenn Kandidaten rar und schwer erreichbar sind. Therapeuten und Pflegekräfte sind aber nicht unauffindbar. Wer wechseln will, googelt die Arbeitgeber in seiner Nähe oder fragt eine KI nach ihnen. Warum der Arbeitsmarkt trotzdem so leergefegt wirkt, ordnet unser Überblick zum Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ein.

Drittens die Nachhaltigkeit. Die Provision bezahlt eine Person, kein System. Nach der Besetzung ist Ihr Betrieb als Arbeitgeber genauso unsichtbar wie vorher. Die nächste Vakanz beginnt wieder bei null – und wieder bei 20 bis 35 Prozent.

Die Alternative: Sichtbarkeit aufbauen statt Provision zahlen

Für Fach- und Assistenzberufe im Gesundheitswesen gibt es einen anderen Weg: eine eigene Website, über die passende Kandidaten aus Ihrer Region selbst zu Ihnen finden. Die Stelle steht im Google-Stellenkasten, Ihr Betrieb wird in den Antworten von ChatGPT oder Perplexity genannt, und die Seite hält den Interessenten nach dem Klick.

Damit bauen Sie einen Kanal auf, der Ihnen gehört. Er braucht kein Anzeigenbudget, seine Sichtbarkeit wächst mit der Zeit, und er wirkt bei jeder weiteren Stelle mit. Statt pro Kopf neu zu bezahlen, wird jede folgende Besetzung tendenziell leichter. Wie das aufgebaut ist, zeigen wir am Website-System.

Auch das ist kein Selbstläufer. Die Website braucht Einblicke mit Substanz und ein Arbeitsangebot, das dem Vergleich im Ort standhält. Aber die Größenordnung ist eine andere: Pro besetzter Stelle liegen die Kosten typischerweise deutlich unter dem, was eine einzige Vermittlungsprovision kostet.

283 Betriebe vertrauen der Blacklyne-Gruppe, unserer Muttermarke, über 160 davon mit einer Website, die wir live betreuen.

Fazit: Erst rechnen, dann beauftragen

Headhunter-Kosten von 20 bis 35 Prozent des Jahresgehalts sind kein überzogener Preis – für die richtige Position. Bei Führungsstellen mit Diskretionsbedarf und bei extrem seltenen Profilen ist die Provision oft die schnellste und sauberste Lösung.

Für die Stellen, die im Gesundheitswesen wirklich wehtun – Therapeuten, Pflegekräfte, ZFA, die immer wieder gesucht werden –, steht das Modell dagegen selten im Verhältnis. Hier zahlt sich der Aufbau eigener Sichtbarkeit aus: einmal investiert, bei jeder Stelle wirksam.

Stehen Sie gerade vor dieser Entscheidung, rechnen wir im Erstgespräch beide Wege durch – die Provision und die eigene Website, über die Fachkräfte dauerhaft zu Ihnen finden.