Was kostet ein Recruiting-Prozess? Die ehrliche Rechnung

„Was kostet ein Recruiting-Prozess?” Wer diese Frage stellt, bekommt meist eine Antwort, die nur einen Bruchteil der Wahrheit abbildet: den Preis der Stellenanzeige. 300 Euro hier, 800 Euro dort, vielleicht ein Premium-Upgrade. Das ist die sichtbare Rechnung.

Die tatsächlichen Kosten eines Recruiting-Prozesses stehen auf keiner Rechnung. Sie stecken in der eigenen Arbeitszeit, in Honoraren für Vermittler - und vor allem in jedem einzelnen Monat, den die Stelle unbesetzt bleibt. Wer nur die Anzeige zählt, unterschätzt seine Recruiting-Kosten dramatisch und trifft auf dieser Basis falsche Entscheidungen.

Dieser Beitrag sortiert die vier Kostenblöcke, erklärt die Kennzahl Cost-per-Hire und rechnet an einem Beispiel durch, warum die unbesetzte Stelle fast immer der teuerste Posten ist.

Die vier Kostenblöcke eines Recruiting-Prozesses

Jede Personalsuche - ob in der Physiotherapie-Praxis, im Pflegedienst oder in der Zahnarztpraxis - setzt sich aus denselben vier Blöcken zusammen. Nur ihre Gewichtung unterscheidet sich.

1. Interne Kosten: Ihre Zeit hat einen Preis

Der unsichtbarste Block zuerst. Bevor überhaupt eine Anzeige online geht, ist bereits Arbeitszeit geflossen: Stellenprofil formulieren, Anzeige texten, Portal auswählen, Budget freigeben. Danach geht es weiter - Bewerbungen sichten, Rückfragen beantworten, Gespräche vorbereiten, führen und nachbereiten, Absagen schreiben, Probearbeiten organisieren.

In kleinen und mittleren Betrieben im Gesundheitswesen erledigt das selten eine Personalabteilung. Es macht die Inhaberin, der Praxismanager, die leitende Fachkraft - Menschen, deren Stunde am Patienten oder in der Organisation einen konkreten Wert hat. Zieht sich eine Suche über Monate mit mehreren Anzeigen-Runden und Gesprächen, kommen schnell viele Arbeitsstunden zusammen, die woanders fehlen.

Diese Kosten tauchen in keiner Buchhaltung als „Recruiting” auf. Real sind sie trotzdem.

2. Anzeigen und Sichtbarkeit: die sichtbare Rechnung

Das ist der Block, den die meisten meinen, wenn sie nach Recruiting-Kosten fragen: Stellenportale, Print-Anzeigen, bezahlte Social-Media-Kampagnen. Die Preise sind transparent, die Rechnung kommt per E-Mail.

Tückisch ist hier nicht der Einzelpreis, sondern die Wiederholung. Eine Anzeige, die keine passenden Bewerbungen bringt, wird verlängert, aufgewertet, auf einem zweiten Portal geschaltet. So werden aus 400 Euro über Monate 2.000 Euro und mehr - ohne dass sich am Ergebnis etwas ändert, wenn das eigentliche Problem woanders liegt. Was Kampagnen über Social Media realistisch kosten und wann sie sich rechnen, haben wir unter Social-Recruiting-Kosten aufgeschlüsselt.

3. Vermittler und externe Dienstleister: der teuerste Weg pro Einstellung

Wenn die eigene Suche nicht trägt, bleiben Personalvermittler und Zeitarbeitsfirmen. Üblich sind bei Vermittlungen Honorare in Höhe mehrerer Monatsgehälter bzw. eines spürbaren Anteils des Jahresgehalts der vermittelten Fachkraft - bei einer Vollzeitkraft im Gesundheitswesen also schnell ein hoher vierstelliger bis fünfstelliger Betrag pro Besetzung. Die Details und typischen Modelle finden Sie im Beitrag Personalvermittlung: Kosten und Modelle.

Das kann im Einzelfall die richtige Entscheidung sein, etwa wenn eine Stelle sofort besetzt werden muss und jede Woche zählt. Zwei Dinge sollten Sie dabei aber nüchtern sehen: Erstens zahlen Sie den vollen Betrag bei jeder einzelnen Vakanz erneut. Zweitens bauen Sie damit nichts auf - keine Sichtbarkeit als Arbeitgeber, keine eigene Anziehungskraft, nichts, was die nächste Suche leichter macht.

4. Vakanzkosten: was die unbesetzte Stelle kostet

Der vierte Block ist der am häufigsten übersehene - und in Engpassberufen fast immer der größte. Solange die Stelle unbesetzt ist, entsteht Ihnen laufend Schaden:

• Entgangener Umsatz. Eine fehlende Behandlerin behandelt nicht. Termine, die nicht vergeben werden können, sind Umsatz, der nie nachgeholt wird.
• Mehrbelastung im Team. Die Arbeit verteilt sich auf weniger Schultern. Das kostet zunächst Überstunden und Stimmung - und im schlimmsten Fall die nächste Kündigung, die einen weiteren Recruiting-Prozess auslöst.
• Abgewiesene Patienten und Kunden. Wer heute keinen Termin bekommt, sucht sich eine andere Praxis. Ein Teil davon kommt nicht zurück.

Vakanzkosten stehen auf keiner Rechnung, aber sie laufen jeden Tag weiter. Und im Gesundheitswesen laufen sie lang: Laut Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit lag die Vakanzzeit in der Physiotherapie im Jahr 2024 bei 280 Tagen - im Jahr davor waren es 253 Tage (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024). Mehr als neun Monate, in denen eine gemeldete Stelle im Schnitt unbesetzt bleibt.

Cost-per-Hire: die Kennzahl, die alles zusammenführt

Wer die vier Blöcke kennt, kann die zentrale Kennzahl bilden: den Cost-per-Hire, also die Gesamtkosten pro erfolgreicher Einstellung.

Die Rechnung ist einfach:

Cost-per-Hire = (interne Kosten + externe Kosten) ÷ Zahl der Einstellungen

Interessant wird die Kennzahl, wenn Sie damit Recruiting-Wege vergleichen. Ein Beispiel: Drei Anzeigen-Runden über acht Monate, die am Ende eine Einstellung bringen, können in Summe teurer sein als eine gezielte Kampagne, die in sechs Wochen besetzt - obwohl die Kampagne auf den ersten Blick mehr kostet.

Zwei Dinge sagt der Cost-per-Hire allerdings nicht:

• Nichts über die Qualität der Einstellung. Eine billige Fehlbesetzung, die nach der Probezeit wieder geht, ist die teuerste Variante überhaupt - der gesamte Prozess beginnt von vorn.
• Nichts über die Dauer. Und genau hier liegt der blinde Fleck: Die Besetzungsdauer entscheidet über die Vakanzkosten, und die tauchen im klassischen Cost-per-Hire oft gar nicht auf.

Deshalb gilt: Rechnen Sie den Cost-per-Hire immer zusammen mit der Zeit bis zur Besetzung. Ein Weg, der pro Einstellung 2.000 Euro mehr kostet, aber vier Monate schneller besetzt, ist in fast jedem Betrieb im Gesundheitswesen der günstigere.

Eine Beispielrechnung: was sechs Monate Suche wirklich kosten

Machen wir es konkret. Die folgende Rechnung ist illustrativ - die Größenordnungen setzen Sie mit Ihren eigenen Zahlen an, das Muster bleibt gleich.

Eine Physiotherapie-Praxis sucht eine Vollzeitkraft. Die Suche dauert sechs Monate und läuft über klassische Anzeigen.

Sichtbare Kosten:

• Drei Anzeigen-Runden auf zwei Portalen: rund 1.500 Euro
• Interne Arbeitszeit (Anzeigen, Sichtung, Gespräche, Absagen), vorsichtig geschätzt 40 Stunden: je nach Stundensatz 2.000 bis 3.000 Euro

Unsichtbare Kosten:

• Eine Vollzeit-Therapeutin erwirtschaftet - illustrativ gerechnet - etwa 8.000 Euro Umsatz pro Monat. Sechs Monate unbesetzt bedeuten rund 48.000 Euro entgangenen Umsatz.
• Dazu kommen nicht bezifferbare Posten: Überstunden im Team, abgewiesene Patienten, das Risiko einer Folgekündigung.

Die Anzeigen machen in dieser Rechnung nicht einmal ein Zehntel der Gesamtkosten aus. Der mit Abstand größte Posten ist die Zeit, in der die Stelle offen bleibt. Anders gesagt: Die entscheidende Frage ist nicht „Was kostet die Anzeige?”, sondern „Was kostet mich jeder weitere Monat ohne Besetzung - und welcher Weg beendet diesen Zustand am schnellsten?”

Warum die Kosten weiter steigen, wenn Sie nichts ändern

Die Vakanzzeiten im Gesundheitswesen sind kein Ausreißer eines schlechten Jahres, sondern Ausdruck eines strukturellen Ungleichgewichts: In Physiotherapie, Pflege und Zahnmedizin bewerben sich Arbeitgeber bei Fachkräften, nicht umgekehrt. Warum das so ist und was es für Betriebe bedeutet, haben wir im Überblick zum Fachkräftemangel im Gesundheitswesen zusammengefasst.

Für die Kostenfrage heißt das: Der passive Weg - Anzeige schalten, warten, verlängern - wird tendenziell teurer, weil die Wartezeit länger wird. Jeder Monat zusätzlicher Vakanz verschiebt die Rechnung weiter zu Lasten der unsichtbaren Kosten.

Der wirksamste Hebel: nicht billiger suchen, sondern schneller besetzen

Wenn Vakanzkosten der größte Block sind, folgt daraus eine vielleicht überraschende Konsequenz: Die günstigste Recruiting-Strategie ist selten die mit den niedrigsten Ausgaben. Es ist die, die am schnellsten und verlässlichsten besetzt - und die bei der nächsten Suche nicht wieder bei null anfängt.

Drei Prinzipien haben sich dafür bewährt:

Aktiv statt passiv. Wer wartet, bis wechselwillige Fachkräfte von selbst auf Portalen suchen, konkurriert mit allen anderen Anzeigen um eine kleine Gruppe. Gezielte Ansprache dort, wo Fachkräfte ohnehin täglich sind - vor allem über Social Media - erreicht auch die, die nicht aktiv suchen, aber offen für einen Wechsel sind.

Die Basis vor der Reichweite. Jede Anzeige und jede Kampagne schickt Interessenten auf Ihre Online-Darstellung als Arbeitgeber. Überzeugt die nicht, verpufft das Budget - egal wie gut die Anzeige war. Eine starke Arbeitgeber-Darstellung ist eine einmalige Investition, die die Conversion jeder künftigen Suche verbessert. Sie verteilt sich damit auf alle folgenden Einstellungen, während Anzeigen und Vermittler-Honorare bei jeder Vakanz erneut voll anfallen.

In Besetzungen denken, nicht in Bewerbungen. Hundert unpassende Bewerbungen kosten Sichtungszeit und besetzen keine Stelle. Das Ziel eines Recruiting-Prozesses ist nicht ein voller Posteingang, sondern eine unterschriebene Zusage der passenden Fachkraft. Jeder Kostenvergleich sollte an diesem Ergebnis hängen.

Das Fazit: Rechnen Sie die ganze Rechnung

Was kostet ein Recruiting-Prozess? Deutlich mehr als die Anzeige - und der größte Posten steht auf keiner Rechnung. Wer nur die sichtbaren Ausgaben vergleicht, wählt systematisch die Wege, die auf dem Papier billig aussehen und in Wahrheit die teuersten sind: lange Vakanzen, wiederholte Anzeigen-Runden, im Zweifel die nächste Vermittler-Rechnung.

Die ehrliche Rechnung führt fast immer zur selben Erkenntnis: Es lohnt sich, einmal sauber in die eigene Besetzungsfähigkeit zu investieren - in Sichtbarkeit, Arbeitgeber-Darstellung und einen Weg, der planbar Bewerbungen von passenden Fachkräften bringt. Nicht weil das nichts kostet, sondern weil es die einzige Position in der Rechnung ist, die mit jeder weiteren Einstellung günstiger wird.

Wenn Sie wissen möchten, wie diese Rechnung für Ihren Betrieb konkret aussieht, sprechen wir gern darüber - in einem unverbindlichen Erstgespräch.