Personalvermittlung: Kosten, Provision und Headhunter-Honorare im Vergleich

FAQ

Häufige Fragen zu den Kosten einer Personalvermittlung

1. 01 Was kostet eine Personalvermittlung für Arbeitgeber?

   Üblich ist ein Erfolgshonorar zwischen 20 und 35 Prozent des Bruttojahresgehalts der vermittelten Person. Der Branchenverband BDU beziffert den durchschnittlichen Honorarsatz auf 27,5 Prozent des Zieleinkommens (Quelle: BDU, Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt, 2025). Bei einer Fachkraft mit 42.000 Euro Jahresbrutto sind das als Rechenbeispiel zwischen 8.400 und 14.700 Euro pro Besetzung. Beim nächsten Abgang wird das Honorar in voller Höhe erneut fällig.
2. 02 Wann wird das Vermittlungshonorar fällig?

   Beim klassischen Erfolgshonorar, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist – das ist der große Vorteil des Modells. Beim Retainer zahlen Sie in Raten: einen Teil bei Auftragserteilung, einen bei Kandidatenvorstellung, den Rest bei Besetzung. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, was passiert, wenn die vermittelte Person in der Probezeit kündigt. Seriöse Vermittler bieten dafür gestaffelte Rückerstattungen oder eine kostenfreie Nachbesetzung an.
3. 03 Was kostet ein Headhunter im Vergleich zum Personalvermittler?

   Headhunter arbeiten meist auf Retainer-Basis mit Direktansprache und liegen preislich am oberen Ende, oft bei 30 Prozent des Jahreszielgehalts und darüber, plus Anzahlung unabhängig vom Erfolg. Das lohnt sich für Führungspositionen und sehr seltene Profile. Für Fachkräfte-Stellen in Praxis oder Pflegeeinrichtung ist die erfolgsbasierte Vermittlung die häufigere und günstigere Variante.
4. 04 Lohnt sich eine Personalvermittlung für eine Physiotherapie-Praxis?

   In Einzelfällen ja, etwa wenn eine Schlüsselstelle sofort besetzt werden muss und jeder Monat Vakanz Umsatz kostet. Das Grundproblem löst sie nicht: Der Pool wechselwilliger Therapeuten ist klein, und der Vermittler schöpft aus demselben Markt wie Sie. Das Honorar fällt bei jeder Stelle erneut an, und die Praxis baut nichts Eigenes auf.
5. 05 Was passiert, wenn der vermittelte Mitarbeiter schnell wieder kündigt?

   Das regelt der Vermittlungsvertrag. Üblich sind gestaffelte Regelungen: Je früher die Kündigung in der Probezeit, desto höher die Rückerstattung oder desto eher gibt es eine kostenfreie Ersatzvermittlung. Fehlt eine solche Klausel, tragen Sie das Risiko allein. Fragen Sie außerdem, wie lange die Nachbesetzung dauern darf.
6. 06 Wer zahlt bei einer Personalvermittlung?

   Das Honorar zahlt der Arbeitgeber, nie die vermittelte Person. Für Bewerberinnen und Bewerber ist die Vermittlung in Deutschland kostenfrei – ein Vermittler, der von einer Kandidatin Geld verlangt, arbeitet außerhalb des Üblichen. Fällig wird das Honorar beim Erfolgsmodell mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag, beim Retainer in Raten ab Auftragserteilung.
7. 07 Ist eine Personalvermittlung kostenlos?

   Für die vermittelte Fachkraft ja, für den Betrieb nein. Die Ausnahme ist die Vermittlung über die Bundesagentur für Arbeit: Sie ist für beide Seiten kostenfrei, arbeitet aber ohne Direktansprache und erreicht damit nur Menschen, die aktiv suchen. Private Vermittler rechnen mit 20 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts ab.
8. 08 Was ist ein Personalvermittler – und was ein Personaldienstleister?

   Ein Personalvermittler stellt den Kontakt zwischen Betrieb und Fachkraft her, der Arbeitsvertrag wird danach direkt zwischen beiden geschlossen. Personaldienstleister ist der Oberbegriff und umfasst zusätzlich die Arbeitnehmerüberlassung. Dort bleibt die Fachkraft beim Dienstleister angestellt und arbeitet gegen Stundenverrechnungssatz bei Ihnen.
9. 09 Wie läuft eine Personalvermittlung ab?

   In fünf Schritten: Anforderungsprofil und Honorar werden schriftlich festgelegt, der Vermittler sucht im eigenen Pool und spricht passende Profile an, Sie erhalten eine Vorauswahl, Sie führen die Gespräche selbst, und mit der Vertragsunterschrift wird das Honorar fällig. Vom Auftrag bis zur Unterschrift vergehen je nach Profil meist vier bis zwölf Wochen.
10. 10 Wer zahlt einen Headhunter, und was verlangt er?

    Den Headhunter bezahlt das beauftragende Unternehmen. Üblich sind 25 bis 35 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, beim Retainer in drei Raten: bei Auftrag, bei Kandidatenvorstellung, bei Besetzung. Die ersten Raten bleiben auch dann fällig, wenn am Ende niemand eingestellt wird.
11. 11 Wie hoch sind die Kosten für einen Personalberater?

    Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen weist als Durchschnitt 27,5 Prozent des Zieleinkommens aus (Quelle: BDU, Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt, 2025). Auf eine Fachkraft mit 42.000 Euro Jahresbrutto gerechnet sind das rund 11.550 Euro, auf eine Pflegedienstleitung mit 66.400 Euro rund 18.300 Euro. Standardpositionen liegen eher bei 20 Prozent, Engpass- und Führungsprofile bei 35.
12. 12 Lohnt es sich, einen Headhunter zu beauftragen?

    Für eine Führungsposition, ein sehr seltenes Profil oder eine Suche, die diskret bleiben muss: ja. Für eine gewöhnliche Fachkraftstelle im Gesundheitswesen selten, dort schöpft auch der Headhunter aus demselben kleinen Pool. Die einfache Prüfung: Kostet ein Monat Vakanz mehr als das Honorar, ist Geschwindigkeit den Preis wert.
13. 13 Wie viel Prozent nimmt eine Zeitarbeitsfirma?

    Zeitarbeit rechnet über einen Stundenverrechnungssatz, üblich ist etwa das 1,8- bis 2,3-fache des Stundenlohns, den die Fachkraft selbst erhält. Darin stecken Lohn, Sozialabgaben, Ausfallzeiten und die Marge des Dienstleisters. Wird die Kraft früh fest übernommen, kommt häufig eine Vermittlungsgebühr dazu.
14. 14 Was ist die günstigere Alternative zur Personalvermittlung?

    Für Betriebe, die mehr als einmal einstellen: Fachkräfte dauerhaft über die eigene Website gewinnen. Die Stelle steht im Google-Stellenkasten über den Suchergebnissen, ChatGPT und Perplexity nennen den Betrieb auf Nachfrage, und auf der Website bewirbt man sich in einem Tippen. Der Aufbau fällt einmal an und arbeitet bei jeder weiteren Suche mit. Bei uns heißt das: einmaliger Aufbaubetrag, danach Hosting und Betreuung im Monat, monatlich kündbar – keine Provision, kein Werbebudget. Wir arbeiten mit Erfolgsgarantie. Wie sie funktioniert, erklären wir im Gespräch.