Zeitarbeit in der Pflege: Kosten und Verrechnungssätze

Ein ambulanter Dienst in Norddeutschland, drei offene Fachkraft-Stellen, der Dienstplan hält nur noch mit Mühe. Die Leitung greift zum Telefon und bucht Leasingkräfte - erst für vier Wochen, dann für drei Monate, dann dauerhaft. Als die Geschäftsführung ein Jahr später die Personalkosten auswertet, steht da eine Zahl, die niemand so geplant hatte.

Diese Situation ist kein Einzelfall. Rund 45.000 Zeitarbeitskräfte waren zuletzt in Pflegeberufen beschäftigt (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, 2024). Für viele Einrichtungen ist Zeitarbeit vom Notnagel zur stillen Dauerlösung geworden. Zeit, die Rechnung einmal offen aufzumachen.

Was auf der Rechnung der Zeitarbeitsfirma steht

Der erste Denkfehler beim Thema Zeitarbeit Pflege Kosten: Viele vergleichen den Stundenlohn der Leasingkraft mit dem Stundenlohn der eigenen Mitarbeiter. Das ist nicht die relevante Zahl.

Die Einrichtung zahlt nicht den Lohn der Pflegekraft, sondern den Verrechnungssatz der Zeitarbeitsfirma. Darin stecken der Bruttolohn, die Arbeitgeberanteile, die Verwaltung des Personaldienstleisters, dessen Ausfallrisiko - und dessen Marge. Branchenüblich liegt dieser Satz beim 1,8- bis 2,5-Fachen des Bruttostundenlohns, den die Kraft selbst erhält.

Zur Einordnung der Untergrenze: Der Pflegemindestlohn für Fachkräfte liegt seit dem 1. Juli 2025 bei 20,50 Euro pro Stunde (Quelle: BMAS, 2025). Zeitarbeitsfirmen zahlen ihren Kräften in der Regel spürbar mehr - Leasingkräfte verdienen in Krankenhäusern rund 3,7 Prozent und in der Altenpflege rund 3,5 Prozent über dem Niveau der Stammbelegschaft (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, 2024), Spitzenwerte liegen deutlich darüber.

Rechnet man einen Fachkraft-Stundenlohn von 24 bis 27 Euro mit dem üblichen Faktor hoch, landet der Verrechnungssatz schnell zwischen 45 und 60 Euro pro Stunde. Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertage kommen obendrauf - und gerade diese Dienste sind es ja, die überbrückt werden müssen.

Ein Posten wird dabei gern übersehen: Möchten Sie eine bewährte Leasingkraft fest übernehmen, verlangen viele Personaldienstleister ein zusätzliches Vermittlungshonorar - oft mehrere Monatsgehälter. Der Weg aus der Zeitarbeit heraus kostet also noch einmal extra. Und selbst ohne Übernahme bleibt die Planungsunsicherheit: Die Zeitarbeitsfirma kann die Kraft jederzeit abziehen, wenn ein anderer Kunde besser zahlt. Verlässlichkeit, der eigentliche Grund für die Buchung, ist vertraglich nicht garantiert.

Die Beispielrechnung: Zeitarbeit vs. Festanstellung

Damit die Größenordnung greifbar wird, hier eine transparente Beispielrechnung. Sie ist illustrativ - Ihre tatsächlichen Sätze hängen von Region, Qualifikation und Vertrag ab. Die Logik dahinter bleibt dieselbe.

Festangestellte Pflegefachkraft:

• Bruttostundenlohn: 22 Euro
• Arbeitgeber-Vollkosten (Sozialabgaben, Umlagen): rund 28,50 Euro pro Stunde
• Bei 160 Stunden im Monat: rund 4.560 Euro

Leasingkraft über Zeitarbeitsfirma:

• Verrechnungssatz mittig angesetzt: 52 Euro pro Stunde
• Bei 160 Stunden im Monat: rund 8.320 Euro
• Zuschläge für Nacht- und Wochenenddienste noch nicht eingerechnet

Die Differenz: rund 3.760 Euro pro Monat - über 45.000 Euro im Jahr. Für eine einzige dauerhaft überbrückte Vollzeitstelle. Wer zwei oder drei Stellen über Monate mit Leasingkräften füllt, bewegt sich schnell in sechsstelligen Mehrkosten pro Jahr, ohne dass eine einzige Stelle tatsächlich besetzt wäre.

Und genau das ist der Punkt: Am Ende des Jahres ist die Stelle immer noch offen. Die Ausgabe hat das Problem verwaltet, nicht gelöst.

Was auf keiner Rechnung steht

Die Beispielrechnung erfasst nur die sichtbaren Kosten. In der Praxis kommen Posten dazu, die kein Controlling sauber ausweist - die aber jede Pflegedienstleitung kennt.

Einarbeitung, immer wieder. Jede neue Leasingkraft muss Touren, Bewohner, Dokumentation und Abläufe kennenlernen. Diese Stunden leisten Ihre Stammkräfte - zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit. Bei wechselnden Kräften beginnt das Spiel alle paar Wochen von vorn.

Die unbequemen Dienste bleiben beim Team. Leasingkräfte können Einsätze ablehnen und tun das erfahrungsgemäß bevorzugt bei Nächten, Wochenenden und Feiertagen. Was übrig bleibt, trägt die Stammbelegschaft.

Das Signal an die eigenen Leute. Wenn die Kollegin vom Personaldienstleister für dieselbe Arbeit mehr verdient und sich die Dienste aussuchen kann, stellt sich im Team irgendwann eine Frage: Warum bin ich eigentlich noch fest hier? Einige beantworten sie mit der Kündigung - und wechseln selbst in die Zeitarbeit. Die Lücke, die Zeitarbeit stopfen sollte, wird durch Zeitarbeit größer.

Die Refinanzierungslücke. Kostenträger refinanzieren Zeitarbeitskosten vielfach nur bis zur Höhe der Vergütung vergleichbarer Stammkräfte. Die Differenz zum tatsächlichen Verrechnungssatz trägt die Einrichtung selbst - sie schlägt direkt auf das Ergebnis durch.

Warum Zeitarbeit trotzdem so verbreitet ist

Der Vollständigkeit halber: Zeitarbeit ist nicht per se unseriös, und sie hat einen legitimen Platz. Bei einer Krankheitswelle, einer plötzlichen Kündigung oder einer Elternzeit-Lücke ist eine Leasingkraft binnen Tagen da. Diese Geschwindigkeit hat ihren Preis, und für echte Überbrückung kann er gerechtfertigt sein.

Das Problem beginnt dort, wo aus der Überbrückung eine Struktur wird. Die Buchung ist bequem: ein Anruf, ein Vertrag, das Loch im Dienstplan ist zu. Eigene Gewinnung dagegen fühlt sich mühsam an - Anzeigen, die ins Leere laufen, Bewerber, die nicht antworten. Also verlängert man die Leasingkraft noch einmal. Und noch einmal.

So entsteht eine Dauerlösung, die niemand je als solche entschieden hat. Die Personalkosten im Pflegedienst steigen schleichend, während die eigentliche Ursache - es bewerben sich zu wenige Menschen bei Ihnen - unverändert bleibt. Wie tief dieses Grundproblem in der Branche sitzt, haben wir im Beitrag zum Fachkräftemangel in der Pflege beschrieben.

Der Business-Case für eigene Gewinnung

Jetzt wird die Beispielrechnung von oben interessant. Rund 45.000 Euro Aufpreis pro Jahr für eine einzige dauerhaft überbrückte Stelle - das ist die Summe, gegen die sich jede Investition in eigene Personalgewinnung messen lassen muss.

Was eine Einrichtung dafür aufbauen kann: eine Arbeitgeber-Präsenz, die Pflegekräfte aus der Region tatsächlich erreicht und überzeugt. Ein Auftritt, der zeigt, wie bei Ihnen gearbeitet wird - mit echten Gesichtern, klaren Aussagen zu Diensten und Bedingungen und einem Bewerbungsweg, der am Handy in wenigen Minuten funktioniert. Dazu gezielte Ansprache dort, wo Pflegekräfte ihre Zeit verbringen, statt auf Portalen zu warten, auf denen sie längst nicht mehr suchen. Wie diese Bausteine zusammenspielen, zeigen wir auf der Seite Pflegekräfte gewinnen.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Art der Ausgabe. Der Verrechnungssatz der Zeitarbeitsfirma ist reiner Verbrauch: Jede Stunde wird bezahlt und ist weg, und im Januar beginnt dieselbe Rechnung von vorn. Eine eigene Arbeitgeber-Präsenz ist eine Investition, die bleibt - sie arbeitet bei der zweiten Stelle mit, bei der dritten, bei jeder Initiativbewerbung, die über sie hereinkommt.

Konservativ gerechnet: Selbst wenn der Aufbau eigener Bewerber-Wege einen mittleren fünfstelligen Betrag kostet und die erste Besetzung einige Monate braucht, liegt der Break-even bei einer einzigen ersetzten Dauerleasingkraft im ersten Jahr. Jede weitere Besetzung danach ist Ertrag. Bei der Zeitarbeit gibt es diesen Punkt nicht - sie wird mit jedem Monat teurer, nie günstiger.

Der ehrliche Blick auf Ihre Zahlen

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Einrichtung steht, brauchen Sie keine Beratung, sondern zunächst nur zwei Zahlen aus der eigenen Buchhaltung:

• Wie viel haben Sie in den letzten zwölf Monaten an Personaldienstleister gezahlt?
• Wie viele dieser Stunden haben Dauerlücken gefüllt - Stellen, die eigentlich fest besetzt sein sollten?

Multiplizieren Sie den zweiten Teil gedanklich mit den kommenden Jahren, in denen sich am Bewerbermangel nichts ändert. Das ist der Preis des Status quo. Er steht in keinem Angebot und auf keiner Rechnung - aber er ist die teuerste Position in Ihrer Personalplanung.

Zeitarbeit behält ihren Platz als Ausfallreserve. Als Dauerlösung ist sie die teuerste Antwort auf eine Frage, die sich strukturell besser beantworten lässt: Warum sollten sich Pflegekräfte aus Ihrer Region ausgerechnet bei Ihnen bewerben? Einrichtungen, die darauf eine sichtbare, überzeugende Antwort haben, kaufen sich ihre Besetzungen nicht Stunde für Stunde zurück. Was das für Pflegedienste und Einrichtungen konkret bedeutet, finden Sie auf unserer Seite für die Pflege - oder direkt im Gespräch: Im unverbindlichen Erstgespräch rechnen wir Ihre Situation gemeinsam durch, mit Ihren echten Zahlen statt Beispielwerten.