Personalvermittlung Pflege: Kosten pro Besetzung 2026

Das Angebot einer Personalvermittlung liegt auf dem Tisch, der Prozentsatz steht darin – offen ist, ob er üblich, verhandelbar oder überzogen ist. Für die Pflege lässt sich diese Frage mit öffentlichen Zahlen prüfen: mit dem Branchendurchschnitt der Personalberater und den Gehaltsdaten der Bundesagentur für Arbeit. Aus beidem ergibt sich, was eine Besetzung kostet, welche Vertragsklauseln Ihr Risiko begrenzen – und ab wann das Modell gegen die eigene Kalkulation arbeitet.

Das übliche Honorar: 20 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts

Personalvermittler für Pflegefachkräfte arbeiten fast ausnahmslos erfolgsbasiert: Ein Honorar wird erst fällig, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Berechnet wird es als Prozentsatz des Bruttojahresgehalts der vermittelten Fachkraft. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen meldet für 2024 ein durchschnittliches Honorar von 27,5 Prozent des Zieleinkommens (Stand: 2025). Die Angebote, die Pflegebetriebe erreichen, bewegen sich überwiegend zwischen 20 und 35 Prozent.

Wo im Korridor ein Angebot landet, hängt am Profil. Pflegefachkräfte sind ein Engpassberuf, und Knappheit treibt den Satz nach oben, nicht nach unten. Ein auffallend niedriger Satz verrät zugleich etwas über die Arbeitsweise: Wer für 20 Prozent vermittelt, kalkuliert mit geringem Suchaufwand – häufig mit Profilen aus der bestehenden Kartei, die parallel auch anderen Trägern und Diensten in Ihrer Region angeboten werden. Sie konkurrieren dann um eine Kandidatin, deren Vermittlung Sie bezahlen.

Ein seriöses Honorar deckt sichtbare Arbeit ab: ein Anforderungsprofil, das über die Stellenanzeige hinausgeht, aktive Ansprache statt bloßer Anzeigenschaltung, eine Vorauswahl mit geprüften Unterlagen und die Koordination bis zur Unterschrift. Fragen Sie nach diesem Leistungsumfang, bevor Sie über den Prozentsatz sprechen – ein günstiger Satz für das reine Weiterleiten von Lebensläufen bleibt teuer.

Für Ihre Kalkulation heißt das: Nicht der Prozentsatz allein bestimmt den Preis, sondern der Prozentsatz mal dem Gehalt darunter. Und dieses Gehalt ist in der Pflege gut dokumentiert.

Die Beispielrechnung mit den Gehaltsdaten der Bundesagentur

Nach der Entgeltstatistik der Bundesagentur für Arbeit erzielten Beschäftigte in der Gesundheits- und Krankenpflege 2024 ein Medianentgelt von 4.264 Euro im Monat, in der Altenpflege waren es 3.792 Euro (Stand: 2024). Daraus ergibt sich bei einer Vermittlung zum Branchendurchschnitt von 27,5 Prozent:

• Gesundheits- und Krankenpflege: 4.264 Euro × 12 Monate = rund 51.200 Euro Jahresbrutto. Honorar: etwa 14.000 Euro.
• Altenpflege: 3.792 Euro × 12 Monate = rund 45.500 Euro Jahresbrutto. Honorar: etwa 12.500 Euro.

Über die volle Spanne von 20 bis 35 Prozent gerechnet, kostet die Besetzung einer Stelle in der Krankenpflege zwischen gut 10.000 und knapp 18.000 Euro. Liegt das vereinbarte Gehalt über dem Median – bei berufserfahrenen Kräften, in Ballungsräumen, bei tariflicher Eingruppierung mit Erfahrungsstufen –, wächst das Honorar im selben Verhältnis mit.

Vergleichen Sie Angebote deshalb nie über den Prozentsatz allein. Lassen Sie sich jede Offerte als Betrag in Euro ausweisen, bezogen auf das Gehalt, das Sie zu zahlen bereit sind – erst dann werden zwei Angebote vergleichbar, und erst dann zeigt sich, was ein Prozentpunkt Verhandlung wert ist: bei 51.200 Euro Jahresbrutto gut 500 Euro.

Diese Beträge sind der Marktpreis für eine einzelne unterschriebene Arbeitsvertrag-Seite. Ob er angemessen ist, hängt davon ab, was er ersetzt: Eine monatelang unbesetzte Tour oder ein gesperrtes Bett kostet ebenfalls, nur verteilt und weniger sichtbar. Einen ausführlichen Überblick über die Kosten aller Vermittlungsmodelle – vom Erfolgshonorar bis zu laufenden Modellen – haben wir separat aufgeschlüsselt.

Sonderfall internationale Pflegekräfte: Pauschalen statt Provision

Bei der Anwerbung aus Drittstaaten funktioniert die Preislogik anders. Statt eines Prozentsatzes vereinbaren die meisten Agenturen einen Pauschalfestpreis pro Pflegekraft, der ein ganzes Leistungspaket abdeckt: Auswahl im Herkunftsland, Sprachausbildung, Begleitung durch das Anerkennungsverfahren, Visum und häufig die erste Zeit nach der Einreise. Der direkte Vergleich mit einer klassischen Vermittlung greift deshalb zu kurz – Sie kaufen hier keinen Kontakt, sondern einen mehrmonatigen Prozess.

Zwei Prüfungen gehören vor die Unterschrift. Die erste betrifft die Zeitachse: Zwischen Auswahl und erstem Arbeitstag liegen Sprachprüfung, Anerkennung und Visumsverfahren. Eine Lücke, die im nächsten Quartal geschlossen werden muss, schließt dieser Weg nicht – er ergänzt eine Personalstrategie, er ersetzt keine kurzfristige Besetzung.

Die zweite betrifft die Fairness der Anwerbung. Das vom Bundesgesundheitsministerium initiierte Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ (Stand: 2026) zertifiziert Agenturen, die transparent arbeiten und deren Vermittlung für die Pflegekraft kostenfrei bleibt – die Kosten trägt der Arbeitgeber, nicht die angeworbene Person. Eine Agentur ohne Siegel muss nicht unseriös sein. Eine Agentur, die der Pflegekraft Gebühren oder Rückzahlungsklauseln auferlegt, sollten Sie aussortieren: Solche Konstruktionen belasten das Arbeitsverhältnis von seinem ersten Tag an – und damit Ihre Investition.

Vier Vertragsklauseln, die über Ihr Risiko bestimmen

Das Honorar steht auf Seite eins des Angebots. Was Sie im Ernstfall davon wiedersehen, steht weiter hinten.

Nachbesetzung und Rückerstattung. Kündigt die vermittelte Fachkraft in der Probezeit oder wird gekündigt, entscheidet diese Klausel über mehrere tausend Euro. Marktüblich sind zwei Mechanismen: eine kostenfreie Nachbesetzung oder eine gestaffelte Erstattung, bei der der erstattete Anteil mit jedem Beschäftigungsmonat sinkt. Prüfen Sie die Details: Eine Nachbesetzungszusage hilft wenig, wenn der Vermittler für Ihr Profil ohnehin kaum Kandidaten führt – dann warten Sie auf eine Leistung, die nicht kommt. Eine Erstattung in Geld gibt Ihnen die Entscheidung zurück. Fehlt beides, tragen Sie das komplette Risiko eines Fehlgriffs allein.

Die Berechnungsbasis. In der Pflege besteht die Vergütung aus mehr als dem Grundgehalt: Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste, Funktionszulagen, Jahressonderzahlungen. Ob das Honorar auf das Grundgehalt oder auf die Gesamtvergütung berechnet wird, verschiebt die Summe schnell um einen vierstelligen Betrag. Lassen Sie die Basis vor der ersten Kandidatenvorstellung schriftlich definieren.

Die Fälligkeit. Unterschrift oder Arbeitsantritt? Zwischen beiden liegen in der Pflege oft Monate Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber. Eine Fälligkeit zum Antritt – oder wenigstens eine Aufteilung in Raten – schützt Sie, falls die Kraft den Vertrag nie antritt.

Der Kandidatenschutz. Klären Sie, was gilt, wenn sich eine vorgeschlagene Person zeitgleich selbst bei Ihnen bewirbt oder schon in Ihren Unterlagen liegt. Ohne saubere Regelung zahlen Sie im Streitfall für einen Kontakt, den Sie bereits hatten. Verwandt damit ist die Übernahmeprovision, wenn Sie eine Leiharbeitskraft fest übernehmen wollen – wie die Sätze der Überlassung insgesamt kalkuliert sind, zeigt unser Beitrag zu den Kosten der Zeitarbeit in der Pflege.

Die Rechnung über drei Besetzungen

Ob ein einzelnes Angebot fair ist, klärt der Vertrag. Für Ihre Kalkulation zählt eine andere Größe: wie oft Sie unterschreiben werden. Pflegebetriebe haben selten eine einzelne Vakanz und dann jahrelang Ruhe – Teilzeitwünsche, Elternzeiten, Renteneintritte und Wechsel zu anderen Trägern erzeugen Personalbedarf in kurzen Abständen. Wer im Jahr zwei oder drei Stellen neu besetzt, betreibt Personalgewinnung als Daueraufgabe – und sollte sie auch so kalkulieren.

Drei Besetzungen zum Branchendurchschnitt kosten nach der Rechnung oben zusammen über 42.000 Euro. Jede beginnt bei null, denn das Honorar bezahlt den Zugang zu einer einzelnen Person, und mit deren Arbeitsvertrag ist dieser Zugang verbraucht. Eine Provision ist insofern Miete: Sie können sie dreimal zahlen und besitzen danach genauso viel Bewerberzugang wie vor der ersten Zahlung – keinen.

Ein Gegenmodell setzt beim Besitz an: eine eigene Arbeitgeber-Präsenz mit Karrierebereich, die zeigt, wie bei Ihnen gearbeitet wird, kombiniert mit Social-Media-Kampagnen, die Pflegekräfte in Ihrer Region gezielt erreichen. So arbeiten wir bei Blacklyne Recruiting – mit Besetzungsgarantie, und die aufgebaute Präsenz geht in das Eigentum Ihres Betriebs über. Die Kampagne besetzt die aktuelle Stelle; Karrierebereich, Inhalte und Sichtbarkeit stehen bei der nächsten Vakanz schon bereit. Mit jeder weiteren Besetzung verteilt sich die Anfangsinvestition auf mehr Köpfe, während die Provision bei jeder Vermittlung in voller Höhe erneut anfällt. Dazu kommt ein zweiter Effekt: Eine sichtbare Arbeitgeber-Präsenz arbeitet auch zwischen den Vakanzen. Bewerbungen, die unabhängig von einer laufenden Kampagne eingehen, kosten keine Provision – sie sind der Ertrag eines Kanals, der Ihnen gehört.

Es bleiben Situationen, in denen die Vermittlung der passende Weg ist: die einzelne, dringend zu schließende Lücke ohne Zeit für Aufbauarbeit, oder eine Leitungsposition, die diskret besetzt werden soll. Für den wiederkehrenden Bedarf an Fachkräften – den Normalfall in der Pflege – kippt die Rechnung dagegen mit jeder weiteren Stelle zugunsten des eigenen Kanals.

Drei Fragen an jedes Angebot

Wenn ein konkretes Angebot vor Ihnen liegt, stellen Sie dem Anbieter drei Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.

1. Was passiert bei einer Kündigung im vierten Monat? Die Antwort steht in der Erstattungs- oder Nachbesetzungsklausel. Steht dort nichts, kennen Sie jetzt Ihr Risiko.
2. Worauf wird der Prozentsatz berechnet? Grundgehalt oder Gesamtvergütung inklusive Zuschlägen – die Differenz zahlen Sie.
3. Was kostet dieselbe Stelle beim nächsten Mal? Bei einer Vermittlung: denselben Betrag noch einmal. Diese Antwort trennt die Fälle, in denen Sie ein Honorar verhandeln sollten, von denen, in denen Sie das Modell wechseln sollten.

Wie Sie Ihre Personalgewinnung insgesamt aufstellen, wenn Bewerbungen ausbleiben, haben wir im Leitfaden Pflegedienst findet kein Personal: was jetzt zu tun ist sortiert. Und wenn Sie beide Wege für Ihren Betrieb mit konkreten Zahlen vergleichen wollen, sprechen Sie uns an – dieser Vergleich dauert kürzer als jede Vakanz.