Headhunter Pflege: Kosten, Ablauf, Alternativen

Zwei Vakanzen, wie sie in vielen Pflegebetrieben nebeneinander bestehen: Die Pflegedienstleitung hat zum Jahresende gekündigt, und im Tourenplan fehlen seit Monaten zwei Fachkräfte. Ein Headhunter nimmt beide Aufträge gern an – seine Methode und sein Honorar passen aber nur zu einem davon. Wer beide Rechnungen mit belegten Gehaltsdaten aufmacht, sieht, wo die Grenze verläuft.

Headhunter, Personalvermittler, Zeitarbeit: wer was verkauft

Im Alltag heißen sie alle „Headhunter”, ihre Geschäftsmodelle trennen sie deutlich.

Der Headhunter (Executive Search) wird exklusiv für eine einzelne Position beauftragt. Er recherchiert den Markt, identifiziert amtierende Leitungskräfte und spricht sie vertraulich an – auch die, die nicht suchen. Bezahlt wird über einen Retainer: ein gestaffeltes Honorar, dessen Raten unabhängig vom Ergebnis fällig werden.

Der klassische Personalvermittler arbeitet erfolgsbasiert. Sein Honorar entsteht erst mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag; dafür arbeitet er selten exklusiv und greift vor allem auf seine Kartei und auf Anzeigen zurück. Wie sich Retainer, Erfolgsbasis und Mischformen branchenübergreifend unterscheiden, steht im Beitrag zu den Headhunter-Kosten für Unternehmen.

Die Zeitarbeitsfirma vermittelt nicht, sie überlässt: Personal gegen einen laufenden Verrechnungssatz, ohne dass ein Arbeitsverhältnis bei Ihnen entsteht. Was das eine Einrichtung auf Dauer kostet, zeigt der Kostenvergleich zur Zeitarbeit in der Pflege.

Die Frage nach den Headhunter-Kosten betrifft das erste Modell – und die Antwort hängt an der Position, für die gesucht werden soll.

Wo Direktansprache ihren Platz hat: die Führungsebene

Pflegedienstleitung, Einrichtungsleitung, Regionalleitung: Für diese Positionen wurde das Werkzeug gebaut. Drei Merkmale unterscheiden solche Suchen von jeder Fachkraft-Suche.

Der Kandidatenkreis ist klein und klar umrissen. Infrage kommen Personen mit leitungsbezogener Weiterbildung und Führungserfahrung – in einer Region ein überschaubarer Kreis, den ein Rechercheur vollständig erfassen kann.

Die passenden Kandidaten sind in Position. Wer heute eine Einrichtung oder einen Dienst führt, liest keine Stellenbörsen. Erreichbar sind diese Menschen über eine vertrauliche, persönliche Ansprache aus ungekündigter Anstellung heraus – die Leistung, für die das Honorar bezahlt wird.

Oft verlangt die Lage Vertraulichkeit. Soll eine Nachfolge geregelt werden, bevor die amtierende Leitung oder das Team davon erfährt, braucht die Ansprache einen Dritten.

Dazu kommt das Gewicht der Rolle: Ambulante Dienste und stationäre Einrichtungen müssen nach § 71 SGB XI unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson stehen. Eine dauerhaft unbesetzte PDL-Stelle berührt deshalb die Zulassungsvoraussetzungen des Betriebs – zusätzlich zu allem, was im Alltag an der Leitung hängt: Dienstplan, Qualitätsprüfungen, Bindung des Teams.

Unterhalb dieser Ebene verläuft die Grenze schneller, als viele Angebote suggerieren: Schon bei Wohnbereichs- oder Teamleitungen wächst der Kreis möglicher Kandidaten deutlich, und mit ihm schwindet der Vorsprung der Einzelansprache gegenüber einer breit angelegten, gut gemachten Ansprache. Je weiter eine Position von der Betriebsverantwortung entfernt ist, desto weniger rechtfertigt sie ein Suchmandat mit Vorkasse.

So läuft ein Retainer-Mandat ab

Ein seriöses Mandat folgt einem festen Muster. Am Anfang steht ein Anforderungsprofil, das über die Stellenbeschreibung hinausgeht: Führungsspanne, Träger- und Tarifumfeld, Veränderungsauftrag. Darauf folgt die Marktrecherche – eine Longlist der Personen, die das Profil in der Zielregion erfüllen. Aus der vertraulichen Ansprache entsteht eine Shortlist geprüfter, wechselbereiter Kandidaten, die der Berater vorstellt und bis zur Vertragsunterschrift begleitet. Zwischen Beauftragung und Unterschrift liegen üblicherweise mehrere Monate; Exklusivität und dokumentierte Suchschritte gehören zum Standard, eine Nachbesetzungsklausel für frühe Kündigungen sollte es ebenfalls.

Was eine PDL-Besetzung kostet

Die Honorarbasis ist das Bruttojahresgehalt der Position. Für Pflegedienstleiterinnen und Pflegedienstleiter weist der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit ein Medianentgelt von 5.536 Euro im Monat aus (Stand: 2025) – aufs Jahr gerechnet rund 66.400 Euro.

Der Branchendurchschnitt der Personalberater-Honorare lag laut BDU-Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt” zuletzt bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens (Stand: 2025), marktüblich sind je nach Schwierigkeit 20 bis 35 Prozent. Auf das PDL-Gehalt gerechnet:

• 20 Prozent: rund 13.300 Euro
• 27,5 Prozent (Branchendurchschnitt): rund 18.300 Euro
• 35 Prozent: rund 23.300 Euro

Beim Retainer fließt diese Summe in Raten, üblich ist die Drittelung: bei Beauftragung, bei Vorstellung geeigneter Kandidaten, bei Vertragsschluss – beim Durchschnittssatz gut 6.000 Euro je Rate. Die ersten Raten bleiben auch fällig, wenn keine Besetzung zustande kommt; dafür arbeitet der Berater verbindlich und mit voller Suchtiefe an Ihrem Mandat.

Zwei Stellgrößen verschieben die Summe nach oben. Der Medianwert bedeutet, dass die Hälfte der Leitungen mehr verdient – in Ballungsräumen, bei tarifgebundenen Trägern und bei großer Führungsspanne liegt das Zielgehalt über der Beispielrechnung, und das Honorar wächst im selben Verhältnis mit. Und die Berechnungsbasis: Ob Jahressonderzahlung und Zulagen zum Zieleinkommen zählen, verändert die Summe rasch um einen vierstelligen Betrag. Klären Sie beides, bevor der erste Kandidat vorgestellt wird.

Für eine Position, die alle paar Jahre einmal frei wird, deren Fehlbesetzung teuer ist und deren Kandidaten anders kaum erreichbar sind, ist das ein vertretbarer Preis.

Die Rechenlogik, an der das Modell in der Fläche bricht

Dieselbe Honorarmechanik auf Pflegefachkräfte angewendet, ergibt andere Verhältnisse. Vollzeitbeschäftigte Fachkräfte in Pflegeberufen verdienten im Median 4.275 Euro brutto im Monat, wie der Bericht „Arbeitsmarktsituation in Pflegeberufen” der Bundesagentur für Arbeit ausweist (Stand: 2024) – rund 51.300 Euro im Jahr. Beim Durchschnittssatz von 27,5 Prozent kostet eine einzelne Besetzung damit etwa 14.100 Euro: mehr als drei Monatsgehälter der Person, die anfängt.

Drei Gründe lassen diese Rechnung in der Fläche scheitern.

Der Aufwand sinkt nicht mit dem Gehalt. Recherche, Einzelansprache, Begleitung durch den Prozess – der Aufwand pro Kopf ist ähnlich hoch, ob eine Regionalleitung gesucht wird oder eine Pflegefachkraft. Deshalb bleibt der Prozentsatz stabil, nur die Gehaltsbasis wird kleiner. Das Honorar je Besetzung bleibt fünfstellig oder knapp darunter, während der Wert der Einzelansprache schrumpft.

Der Bedarf wiederholt sich. Eine Leitungsposition wird einmal besetzt und ist dann für Jahre vergeben. Fachkraft-Stellen öffnen sich in Pflegebetrieben immer wieder – durch Wachstum, Elternzeiten, Wechsel. Wer im Jahr drei Fachkraft-Stellen über dieses Modell besetzt, zahlt gut 42.000 Euro und beginnt bei der vierten Stelle wieder bei null.

Die Zielgruppe ist nicht verborgen. Das stärkste Argument für Direktansprache – ein kleiner, schwer erreichbarer Kreis – trifft auf Pflegefachkräfte nicht zu. Knapp sind sie, versteckt nicht: Auf 100 gemeldete Stellen für examinierte Pflegefachkräfte kamen 2025 rechnerisch nur 57 Arbeitslose, so derselbe BA-Bericht (Stand: 2025). Beinahe der gesamte Kandidatenkreis steht in Beschäftigung und ist trotzdem täglich erreichbar – in denselben sozialen Feeds wie alle anderen. Für diese Erreichbarkeit braucht niemand eine diskrete Einzelansprache zum Preis von drei Monatsgehältern.

Eng gefasste Spezialprofile bilden die Ausnahme. Für eine Praxisanleitung mit bestimmter Fachweiterbildung oder für die außerklinische Intensivpflege kann der Kreis in einer Region so klein werden, dass Einzelansprache wieder vertretbar ist. Je näher ein Profil an der regulären Fachkraft-Stelle liegt, desto schwächer wird dieses Argument – und desto härter greift die Rechnung oben.

296 Tage Vakanz: der Druck hinter dem Anruf

Dass Betriebe die Honorarfrage überhaupt ernsthaft prüfen, hat einen messbaren Hintergrund. Im Oktober 2024 waren je rund 17.000 Stellen in der Alten- und in der Krankenpflege gemeldet, mit durchschnittlichen Vakanzzeiten von 296 Tagen in der Altenpflege und 269 Tagen in der Krankenpflege (Stand: 2024, Statistik der Bundesagentur für Arbeit nach Angaben der Bundesregierung). Neun bis zehn Monate offene Stelle bedeuten neun bis zehn Monate Mehrarbeit im Team, abgelehnte Klienten oder Zuschläge für Überlassung – gegen diese laufenden Kosten wirkt ein fünfstelliges Einmalhonorar rasch angemessen.

Der Vergleich mit den Vakanzkosten beantwortet aber nur, ob Sie in die Besetzung investieren sollten – nicht, über welchen Kanal. Für die Leitungsstelle spricht die Rechnung oben. Für Fachkraft-Stellen lohnt der Blick auf einen Weg, dessen Kosten nicht pro Kopf anfallen.

Für Fachkraft-Stellen: ein Kanal, der im Haus bleibt

Für Pflegefachkräfte in der Fläche hat sich eine andere Mechanik bewährt: zielgruppengenaue Kampagnen in sozialen Netzwerken, die Wechselinteressierte dort erreichen, wo sie ohnehin sind – verbunden mit einer eigenen Arbeitgeber-Präsenz samt Karrierebereich, die aus Interesse Bewerbungen macht. So arbeiten wir bei Blacklyne Recruiting, mit Besetzungsgarantie und mit einem Unterschied zur Honorarlogik: Die aufgebaute Präsenz geht in das Eigentum des Betriebs über. Bezahlt wird der Aufbau, nicht die einzelne Unterschrift – jede weitere Stelle nutzt, was schon steht.

Wie sich dieser Weg gegen Headhunter, Vermittler, Zeitarbeit und die Suche in Eigenregie schlägt, haben wir gegenübergestellt: alle Wege zu neuen Pflegekräften im direkten Vergleich.

Welcher Weg zu welcher Stelle passt

Für die Zuordnung reichen drei Zeilen:

• PDL, Einrichtungsleitung, Regionalleitung: Headhunter mit Retainer. Kleiner Kandidatenkreis, Vertraulichkeitsbedarf, einmalige Besetzung – die 20 bis 35 Prozent sind hier der Marktpreis für eine Leistung, die ein anderer Kanal kaum erbringt.
• Eine einzelne Fachkraft, sehr kurzfristig: erfolgsbasierter Vermittler oder befristete Überlassung, mit Blick auf Folgekosten und Vertragsklauseln.
• Wiederkehrender Fachkraft-Bedarf: eigener Kanal aus Kampagnen und Arbeitgeber-Präsenz. Die Kosten fallen für den Aufbau an statt pro Kopf – und was entsteht, bleibt bei Ihnen.

Wer die PDL-Nachfolge und die offenen Touren-Stellen mit demselben Werkzeug lösen will, bezahlt an einer der beiden Stellen zu viel. Die Trennung dieser zwei Rechnungen ist der günstigste Schritt der gesamten Besetzung.