Personalvermittlung ZFA: Kosten für die Zahnarztpraxis

Die Prophylaxe-Stelle ist seit Monaten unbesetzt, die Anzeige auf dem üblichen Portal bringt kaum Rücklauf – und dann meldet sich eine Personalvermittlung, die passende Kandidatinnen im Bestand haben will. Das Angebot klingt nach einer Abkürzung. Ob es eine ist, entscheidet sich an drei Punkten: an der Rechnung hinter dem Prozentsatz, an der Substanz des beworbenen Kandidaten-Pools und an zwei Klauseln im Vertragsentwurf.

Die Größenordnung vorweg: Marktüblich sind 20 bis 35 Prozent des Jahresgehalts der vermittelten Fachkraft. Auf ZFA-Tarifgehälter angewendet ergibt diese Formel Honorare zwischen gut 6.000 und über 14.000 Euro – pro Besetzung, bei jeder Wiederholung neu.

Wie Personalvermittler ihr Honorar berechnen

Vermittlungen im Fachkräftebereich arbeiten fast durchgehend erfolgsbasiert: Das Honorar entsteht mit dem Zustandekommen des Arbeitsvertrags und bemisst sich als Prozentsatz des Jahresgehalts. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) beziffert den Branchendurchschnitt in seiner Studie Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt auf 27,5 Prozent des Zieleinkommens für das Jahr 2024 (Stand: 2025). Wo ein einzelner Anbieter innerhalb der Spanne von 20 bis 35 Prozent landet, hängt von der Knappheit des Profils, der Region und seiner Verhandlungsposition ab.

Diese Prozentlogik wurde für Führungs- und Spezialistenpositionen entwickelt, bei denen ein Berater über Wochen diskret recherchiert und anspricht. Auf Assistenzberufe übertragen bleibt der Satz gleich, nur die Bezugsgröße sinkt. Niedriger wird der Betrag dadurch weniger, als viele Inhaber erwarten. Einen Vergleich der Modelle über alle Branchen hinweg – vom Erfolgshonorar über den Retainer bis zur Pauschale – finden Sie in unserer Übersicht dazu, was Personalvermittlung branchenübergreifend kostet.

Nicht zu verwechseln ist die Vermittlung mit der Zeitarbeit, die Zahnarztpraxen ebenfalls angeboten wird: Dort bleibt die Fachkraft bei der Überlassungsfirma angestellt, und die Praxis zahlt einen laufenden Stundensatz mit Aufschlag. Die Personalvermittlung endet dagegen mit der Einstellung – die neue ZFA wird Ihre Mitarbeiterin, und das Honorar wird einmalig fällig.

Auf ZFA-Gehälter heruntergerechnet

Als Bezugsgröße taugt das Tarifniveau. Der Vergütungstarifvertrag für ZFA, den der Verband medizinischer Fachberufe mit der zahnärztlichen Arbeitgeberseite abgeschlossen hat, läuft vom 1. Juli 2025 bis Ende 2026 und hebt die Gehälter in zwei Stufen an: um durchschnittlich 4,65 Prozent zur Jahresmitte 2025 und um weitere 2,80 Prozent zum Januar 2026 (Stand: 2025). Er bindet nur die Mitglieder der Tarifparteien, dient darüber hinaus aber vielen Praxen als Referenz.

Die Tabellenwerte veröffentlicht der Verband selbst nur für Mitglieder; das Jobportal zfa-mal-anders dokumentiert sie: Seit Januar 2026 beginnt Tätigkeitsgruppe I im ersten bis dritten Berufsjahr bei 2.620 Euro brutto im Monat, die höchste Gruppe mit langjähriger Erfahrung reicht bis 4.280 Euro (Stand: 2026). Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weist nach derselben Quelle im Mittel 2.669 Euro aus.

Daraus ergeben sich die Größenordnungen für das Vermittlungshonorar:

• Berufseinsteigerin, Tätigkeitsgruppe I: 2.620 Euro im Monat sind 31.440 Euro im Jahr. Beim BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent kostet die Besetzung 8.646 Euro; die Spanne von 20 bis 35 Prozent ergibt 6.288 bis 11.004 Euro.
• Erfahrene Fachkraft in einer oberen Tätigkeitsgruppe: 4.280 Euro im Monat sind 51.360 Euro im Jahr – bei 27,5 Prozent ein Honorar von 14.124 Euro.

Prophylaxe-Profile liegen dabei am oberen Rand. Fortgebildete Kräfte wie ZMP oder Dentalhygienikerinnen sind tariflich höher eingruppiert, und weil sie am Markt am schwersten zu finden sind, verlangen Vermittler für sie eher 30 als 20 Prozent. Für eine besetzte Prophylaxe-Stelle sollten Sie mit einem fünfstelligen Honorar kalkulieren.

Ein Vertragsdetail hebt die Basis oft weiter an: Rechnet der Anbieter mit dem „Jahreszieleinkommen”, zählen Weihnachtsgeld, Zulagen und eine Umsatzbeteiligung an der Prophylaxe in die Bemessungsgrundlage hinein – der Prozentsatz greift dann auf jede dieser Komponenten zu. In die andere Richtung wirkt Teilzeit, die in vielen Praxisteams verbreitet ist: Arbeitet die neue Kraft mit reduzierten Stunden, sinkt das Jahresgehalt und mit ihm das Honorar. Achten Sie darauf, dass der Vertrag auf das vereinbarte Gehalt abstellt und nicht auf ein Vollzeitäquivalent.

Warum der beworbene Kandidaten-Pool bei ZFA dünn ist

Das zentrale Verkaufsargument jeder Vermittlung ist der Bestand: geprüfte Kandidatinnen, angeblich auf Abruf verfügbar. Bei Führungskräften hat dieser Bestand eine reale Grundlage, denn wechselwillige Manager registrieren sich aktiv bei Beratern, pflegen ihr Profil dort und ziehen für eine Position durchs ganze Land.

Angestellte ZFA verhalten sich aus guten Gründen anders. Ein Praxiswechsel findet im Umkreis des Wohnorts statt, weil der Arbeitsweg zu Dienstplan und Familie passen muss. Er läuft über Kolleginnen, über den Ruf einer Praxis im Ort oder über eine direkte Ansprache im passenden Moment. In eine überregionale Kandidaten-Datenbank trägt sich auf diesen Wegen kaum jemand ein – wer fest angestellt ist und nicht aktiv sucht, taucht in keiner Kartei auf.

Für die beauftragende Praxis folgt daraus: Der Pool, für den das Honorar bezahlt wird, besteht für Ihre Region häufig aus einer Handvoll Profile, von denen ein Teil veraltet ist. Viele Vermittler beginnen nach Auftragseingang deshalb dieselbe Suche, die der Praxis selbst offensteht – Anzeigen auf den bekannten Portalen, Ansprache in sozialen Netzwerken. Sie kaufen in diesem Fall keine exklusive Kartei, sondern fremd ausgeführte Reichweite mit Prozentaufschlag. Wie es zu dem leergefegten Bewerbermarkt kommt und welche Wege dennoch zu Bewerbungen führen, beschreibt unsere Analyse dazu, warum Praxen keine ZFA finden.

Zwei Klauseln bestimmen Ihr Risiko

Vor dem Preis verdient der Vertragsentwurf einen Blick auf zwei Punkte – an ihnen zeigt sich, wie viel vom Risiko beim Anbieter bleibt.

Die Nachbesetzungsklausel

Geht die vermittelte Mitarbeiterin in der Probezeit wieder, bleibt das Honorar ohne eine solche Klausel vollständig bei der Vermittlung – und die Stelle ist erneut offen. Marktüblich sind zwei Varianten: eine kostenfreie Nachbesetzung innerhalb einer vereinbarten Frist oder eine Erstattung, die mit jedem Beschäftigungsmonat abschmilzt. Prüfen Sie drei Details: ob die Frist Ihre gesamte Probezeit abdeckt, ob die Klausel bei Kündigung durch beide Seiten greift und ob die Vermittlung im Nachbesetzungsfall einen Erfolg schuldet oder nur erneutes Bemühen.

Die Fälligkeit

Verbreitet ist die Fälligkeit bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, nicht erst beim Arbeitsantritt. Unterschreibt eine Kandidatin im März für einen Start im Juni und sagt im Mai ab, ist das Honorar nach dieser Regelung bereits entstanden. Verhandeln Sie die Fälligkeit auf den ersten Arbeitstag oder vereinbaren Sie eine Rückzahlung für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis nie beginnt. Zur Fälligkeit gehört auch die Bemessungsgrundlage aus dem Rechenbeispiel oben: Je mehr Gehaltskomponenten hineinzählen, desto höher fällt die Rechnung am Ende aus.

Die Rechnung über mehrere Besetzungen

Eine einzelne Vermittlung kann sich lohnen, etwa wenn ein unbesetzter Behandlungsstuhl Monat für Monat mehr Umsatz kostet als das Honorar. Die Rechnung kippt mit der Wiederholung. ZFA-Stellen sind in kaum einer Praxis eine einmalige Vakanz: Elternzeiten, Stundenreduzierungen, Umzüge und Wechsel zur Praxis nebenan sorgen auch in eingespielten Teams regelmäßig für offene Positionen.

Drei Besetzungen zum Durchschnittssatz kosten nach der Beispielrechnung oben 25.938 Euro. Das Honorar verhält sich dabei wie Miete: Es verschafft Zugang, solange gezahlt wird, und hinterlässt keinen Bestand, wenn die Zahlung endet. Nach der dritten vermittelten ZFA ist die Praxis als Arbeitgeber so wenig sichtbar wie vor der ersten, und die vierte Vakanz startet wieder bei null – mit einer neuen Anzeige oder der nächsten Provision. Welche Kostenblöcke neben dem Honorar in jeder einzelnen Besetzung stecken, vom Anzeigenbudget über die Arbeitszeit für Sichtung und Gespräche bis zum Umsatzausfall, rechnet unser Beitrag zur Frage, was ein Recruiting-Prozess kostet, im Einzelnen vor.

Das Gegenmodell: ein eigener Kanal für jede weitere Stelle

Aus dieser Mietlogik führt heraus, wer die wiederkehrenden Vakanzen zum Anlass für einen eigenen Kanal nimmt. Er besteht aus zwei Bausteinen. Der erste ist eine Arbeitgeber-Präsenz mit Karrierebereich, die zeigt, wie die Arbeit in Ihrer Praxis aussieht – Team, Abläufe, Ausstattung, Konditionen. Der zweite sind Social-Media-Kampagnen, die ZFA und Prophylaxe-Fachkräfte im Einzugsgebiet dort erreichen, wo sie täglich Zeit verbringen, statt darauf zu warten, dass sie ein Stellenportal öffnen.

Bewerbungen für die aktuelle Stelle liefert die Kampagne; der Karriereauftritt, die erprobten Anzeigenmotive und die wachsende Bekanntheit im Ort arbeiten bei jeder weiteren Vakanz mit. Bei Blacklyne Recruiting geht die aufgebaute Präsenz in das Eigentum der Praxis über, und die Besetzung selbst ist mit einer Besetzungsgarantie abgesichert. Voraussetzungslos funktioniert auch dieser Weg nicht: Er braucht Einblicke mit Substanz, ein Team, das sich zeigen mag, und ein Arbeitsangebot, das dem Vergleich im Ort standhält. Der Aufwand fällt dafür einmal an, und das Ergebnis bleibt im Betrieb.

Drei Prüfpunkte vor der Unterschrift

Liegt das Angebot einer ZFA-Vermittlung auf dem Tisch, lohnt vor der Unterschrift der Blick auf drei Punkte:

1. Die Summe in Euro. Lassen Sie den Prozentsatz auf das konkrete Jahresgehalt umrechnen, einschließlich aller Bestandteile der Bemessungsgrundlage. Erst die konkrete Summe lässt sich verhandeln und mit Alternativen vergleichen.
2. Der Störfall. Nachbesetzungsklausel und Fälligkeit gehören schriftlich geregelt – für die Kündigung in der Probezeit ebenso wie für den Vertrag, der nie angetreten wird.
3. Der Bedarf der nächsten Jahre. Steht absehbar nur eine einzige Besetzung an, kann die Vermittlung der schnellste Weg sein. Kehren die Vakanzen wieder, vergleichen Sie das Honorar mit dem Aufbau einer eigenen Präsenz, die jede künftige Stelle mitträgt.

Mit diesen drei Antworten verliert der Prozentsatz seinen Schrecken – und aus dem Angebot der Vermittlung wird eine Entscheidung auf Zahlenbasis für die nächsten Jahre Ihrer Praxis.